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Fiche Conseil

 Organisation des fonctions supports

Digitalisation, Délocalisation, Décentralisation, Externalisation, Synergies,... et souvent hélas "Déconfiture" face aux effets de modes et aux très précieux conseils stratégiques    en optimisation des fonctions supports !...  Trop de parties prenantes pour être objectives !

A ce rythme, c'est un monde sans usine, sans services supports, peut-être sans entreprise qui résultera de cette "stratégie" à la française si simple : "Réduire et Fermer" ("RF")

Pourtant, l'efficacité et la compétitivité des fonctions supports repose sur un tryptique assez simple :  Professionnalisation - Industrialisation - Rationalisation.

Il faut déjà savoir bien faire quelque chose si intimement lié à notre bon fonctionnement, avant de demander à d'autres de le faire pour soi : se séparer de ses fonctions supports, c'est courir le risque majeur de surestimer les bénéfices et de sous-estimer les coûts (cahier des charges, contractualisation, contrôle, impacts internes, réversibilité,...).

L'entreprise peut devenir vulnérable avec le temps face à l'opportunisme des prestataires.

PROFESSIONNALISATION :

Nous définirons les fonctions support comme l’ensemble des fonctions qui ne contribuent pas directement à la création de valeur des produits ou services vendus par l’entreprise, mais qui sont nécessaires à son bon fonctionnement ou légalement obligatoires.

Elles comprennent principalement l’informatique, la comptabilité, les services généraux,  les ressources humaines, la communication corporate, le juridique, le contrôle de gestion, la consolidation, la trésorerie, le contrôle interne, l’audit interne, la gestion des risques.

Chaque fonction support est en charge de plusieurs activités dites "élémentaires" : ainsi, par exemple, la saisie des factures fournisseurs et la clôture annuelle des comptes sociaux sont deux activités distinctes à la charge de la fonction comptabilité de l’entreprise.

Réfléchir à la question « Faire ou Faire Faire » revient à étudier l’intérêt pour une entreprise de confier tout ou partie de ces activités à un prestataire. Ainsi, la forme la plus simple du

« Faire Faire » est l’achat de prestation, la plus complète est l’externalisation (outsourcing).

Mais, avant de "déléguer", encore faut-il maîtriser, et donc "professionnaliser" en interne, pour disposer de processus susceptible d'être externalisés avec succès.

C'est notre proposition : accroître la maîtrise des processus et des activités.

INDUSTRIALISATION :

Pour l'entreprise et pour un prestataire externe, on ne peut créer de la valeur ajoutée sur des problématiques précises et pointues, et proposer des gains attractifs, que si on peut massifier sur plusieurs clients les activités supports : automatiser de gros volumes.

Cela suppose une "normalisation", une "standardisation" des activités.

Souvent, il faut commencer par bien décrire ce que l'on fait, avoir des procédures.

La valeur d'une entreprise est aussi celle de sa plateforme de pilotage et de sa gestion : pour grandir, il faut que l'intendance soit en mesure de suivre !  Il convient de piloter la productivité et la capacité des fonctions supports en investissant dans les systèmes d'informations et dans les hommes.  Il faut avancer des réserves de capacités de gestion !

C'est notre proposition : adéquation des capacités et coûts optimisés.

RATIONALISATION :

Force est d'admettre que les fonctions supports peuvent auto-alimenter leurs charges !

"Il faut des moyens supplémentaires, les équipes sont au maximum"...

L'objectif peut-être une analyse de l'utilité ou de la valeur des tâches récurrentes. On arrive souvent à un "décloisonnement" des fonctions supports, aux contenus simplifiés, qui permet des gains substantiels en terme de productivité et de rapidité d'exécution.

Corrélativement, une optimisation des interfaces entre les fonctions supports et les fonctions opérationnelles permet une meilleure visibilité et compréhension des apports.

Lorsque l'on a bien identifié ce que l'on a à faire, et ce que l'on sait bien faire en interne, 

il est possible de s'appuyer sur des prestataires externes pour suivre plus facilement les évolutions des professions et des réglementations (veille continue, transferts de données).

Etre en mesure de mieux gérer ses services supports, c'est être capable de formuler ses besoins et ses critères de performance, ses besoins en compétences confirmées.

Négliger au contraire ses fonctions supports, c'est n'y voir que de "petits soldats" pour exécuter sans apport de valeur ajoutée.  Dans les fonctions supports comme dans toutes les fonctions de l'entreprise, il faut investir pour gagner de l'argent !

C'est notre conviction : mieux organiser pour limiter les risques pour l'entreprise.